Google Workspaceを社内で使い始めると、次に考えたいのが「会社のファイルをどこに保存するか」というルールです。
専任のIT担当者がいない中小企業では、社員それぞれが自分の「マイドライブ」に業務用フォルダを作り、必要な人へ共有する形になりがちです。
この方法でもファイル共有はできますが、個人のマイドライブだけに業務データが集まると、
「退職する社員が所有しているファイルをどう引き継げばよいか分からない」
「部署の資料なのに、誰のマイドライブにあるのか分からない」
「同じ資料のコピーが複数できて、どれが最新版か分からない」
といった問題が発生しやすくなります。
そこで活用したいのが、Google Workspaceの共有ドライブです。
結論からお伝えすると、個人の作業用ファイルはマイドライブ、部署・チームで継続して利用する業務ファイルは共有ドライブ、という形で保存場所を分けることをおすすめします。
共有ドライブ内のファイルは、特定の社員ではなく組織が所有します。そのため、ファイルを作成した社員が退職しても、その社員のアカウント削除を理由に共有ドライブ内のファイルが失われることはありません。Googleも、チームや組織で継続利用するコンテンツには共有ドライブを利用することを案内しています。
この記事では、Google Workspaceの共有ドライブとは何か、マイドライブとの違い、作成方法、メンバー追加、5段階の権限、外部共有、部署別の構成例まで、中小企業向けに分かりやすく解説します。
- Google Workspaceの共有ドライブとは何か
- マイドライブと共有ドライブの違い
- 中小企業が共有ドライブを利用するメリット
- 共有ドライブを作成する手順
- メンバーを追加する方法
- 5段階のアクセス権限の違い
- 部署・チーム・プロジェクト別の構成例
- 社外ユーザーと共有するときの注意点
- 退職・異動時に共有ドライブが役立つ理由
- 共有ドライブを作成できない場合の確認方法
- 共有ドライブを継続して使うための運用ルール
共有ドライブ単体ではなく、メールを含む情報管理全体は「Google Workspaceのメール・ファイル管理方法」で整理しています。
Google Workspaceの共有ドライブとは
共有ドライブとは、Google Workspaceで利用できる、組織やチームで共同管理するためのGoogleドライブ上の保管場所です。
Googleドライブには大きく、
- マイドライブ
- 共有ドライブ
という2種類の保存場所があります。
見た目は似ていますが、ファイルの所有・管理の考え方が大きく異なります。
マイドライブは個人を中心に管理する
マイドライブは、それぞれのGoogle Workspaceユーザーが利用する個人用の保存領域です。
たとえば、
- 自分だけが使う作業中の資料
- 個人用のメモ
- 下書き
- 他の社員へ共有する前の資料
などを保存する場所として利用できます。
マイドライブに作成したファイルは、基本的にそのユーザーが所有します。
そのため、社員が退職してGoogle Workspaceアカウントを削除するときは、会社で必要なファイルを別のユーザーへ移管するなどの対応が必要になります。
共有ドライブは組織が所有する
共有ドライブに保存されたファイルは、特定の個人ではなく組織が所有します。
Google公式でも、共有ドライブのファイルは個人ではなく組織が所有し、ファイルを作成した社員が組織を離れた後も残ると説明されています。
そのため、
- 社内マニュアル
- 営業資料
- 見積書
- 契約関連資料
- プロジェクト資料
- 部署内の共有資料
- チームの議事録
など、複数人で継続して使用するファイルに適しています。
退職時のアカウント停止やメール・データ移管を含む全体手順は、「Google Workspaceの退職者アカウント対応」で確認できます。
マイドライブと共有ドライブの違い
違いを簡単に整理すると次のようになります。
| 項目 | マイドライブ | 共有ドライブ |
|---|---|---|
| 主な用途 | 個人の作業 | 部署・チームの共同作業 |
| ファイルの所有 | 基本的に個人 | 組織 |
| メンバー管理 | ファイル・フォルダごとに共有 | 共有ドライブ単位で管理可能 |
| 社員退職時 | 必要に応じて所有権移管が必要 | ファイルは共有ドライブに残る |
| 権限管理 | 個々の共有設定が中心 | 5段階のアクセスレベルで管理 |
| 向いているデータ | 下書き・個人作業 | 業務資料・部署資料・プロジェクト資料 |
特に重要なのが、退職・異動時のデータ管理です。
共有ドライブでは、社員が作成したファイルも組織側で保持されるため、「ファイルを作った社員が退職したので業務データまでなくなった」というリスクを大きく減らせます。
中小企業が共有ドライブを使う4つのメリット
共有ドライブには、単にファイルを複数人で共有できるだけではないメリットがあります。
1. 退職・異動時のデータ管理がしやすくなる
マイドライブだけで業務ファイルを管理していると、社員が退職するたびに、
「この人が所有しているファイルは何か」
「誰へ移管するのか」
を確認しなければなりません。
共有ドライブに業務ファイルを集約しておけば、作成した社員が退職してもファイルは共有ドライブに残ります。
退職・異動に伴う所有権移管やデータ紛失のリスクを減らしやすくなります。
2. 新しい社員へまとめてアクセス権を付与できる
新入社員が部署へ配属された場合も、共有ドライブのメンバーとして追加することで、その共有ドライブ内のファイルへまとめてアクセスさせられます。
大量のファイルへ1件ずつ共有設定を行う必要がありません。
また、Googleグループを共有ドライブのメンバーとして追加しておけば、部署メンバーの管理をGoogleグループ側へまとめられる場合もあります。
3. 業務ファイルの保存場所を統一しやすい
マイドライブで社員同士が個別共有を繰り返すと、
- どこに原本があるのか
- どのファイルが最新版なのか
- 誰が管理しているのか
が分かりにくくなります。
「正式な業務ファイルは共有ドライブへ保存する」というルールを決めておけば、会社としての保管場所を整理しやすくなります。
4. 権限をチーム単位で管理しやすい
共有ドライブには、
- 管理者
- コンテンツ管理者
- 投稿者
- コメント投稿者
- 閲覧者
という5段階のアクセスレベルがあります。
社員の仕事内容に合わせて権限を分けられるため、「全員が何でも削除・変更できる」という状態を避けやすくなります。
Google Workspaceで共有ドライブを作成する手順
共有ドライブはGoogleドライブから作成します。
なお、共有ドライブを作成できるのは、利用しているGoogle Workspaceエディションが共有ドライブに対応しており、管理者から作成を許可されている場合です。
手順1：Googleドライブを開く
仕事用のGoogle WorkspaceアカウントでGoogleドライブへログインします。
手順2：「共有ドライブ」を開く
画面左側のメニューから「共有ドライブ」を選択します。
手順3：「新規」をクリックする
画面左上の「新規」をクリックします。
手順4：共有ドライブ名を入力する
作成する共有ドライブの名前を入力します。
たとえば、
- 全社共有
- 営業部
- 総務・管理部
- 採用プロジェクト
など、利用目的が分かる名前がおすすめです。
手順5：「作成」をクリックする
「作成」をクリックすると共有ドライブが作成されます。
Google公式でも、
共有ドライブ → 新規 → 名前を入力 → 作成
という手順で案内されています。
共有ドライブへメンバーを追加する方法
共有ドライブを作成したら、利用する社員をメンバーとして追加します。
メンバー追加手順
- 対象の共有ドライブを開く
- 上部の「メンバーを管理」をクリックする
- 氏名・メールアドレス・Googleグループのいずれかを入力する
- アクセスレベルを選択する
- 必要に応じて通知を設定する
- 「送信」をクリックする
新しいメンバーは初期状態ではコンテンツ管理者として追加されるため、必要に応じて役割を変更してください。
共有ドライブの5つの権限と違い
共有ドライブを安全に利用するために特に重要なのが、メンバーへどのアクセスレベルを付与するかです。
Google Workspaceでは、現在次の5種類が用意されています。
| 操作 | 管理者 | コンテンツ管理者 | 投稿者 | コメント投稿者 | 閲覧者 |
|---|---|---|---|---|---|
| ファイル・フォルダを見る | ○ | ○ | ○ | ○ | ○ |
| コメントする | ○ | ○ | ○ | ○ | × |
| ファイルを編集する | ○ | ○ | ○ | × | × |
| ファイルを作成・追加する | ○ | ○ | ○ | × | × |
| ファイルをゴミ箱へ移動する | ○ | ○ | × | × | × |
| 共有ドライブ内でファイルを移動する | ○ | ○ | × | × | × |
| 共有ドライブのメンバーを追加・削除する | ○ | × | × | × | × |
| メンバーのアクセスレベルを変更する | ○ | × | × | × | × |
| ゴミ箱内のファイルを完全削除する | ○ | × | × | × | × |
| 共有ドライブ名を変更する | ○ | × | × | × | × |
なお、投稿者でもゴミ箱からファイルを復元したり、マイドライブから共有ドライブへファイルを移動したりできる操作があります。
一方で、共有ドライブ内のファイル・フォルダを整理したりゴミ箱へ移動したりするには、基本的にコンテンツ管理者以上の権限が必要です。
「管理者」は必要な人だけに付与する
管理者は、
- メンバーの追加・削除
- メンバーの権限変更
- 共有ドライブ設定の変更
- ゴミ箱内データの完全削除
など、共有ドライブ全体に関わる強い権限を持っています。
そのため、全社員へ管理者権限を付ける必要はありません。
共有ドライブの管理責任を持つ必要最小限の担当者へ付与する
という考え方がおすすめです。
ただし、管理者が1人しかいない状態では、その社員の異動や退職時に管理者不在となる可能性があります。
中小企業でも、必要に応じて複数の責任者で管理を継続できる体制を検討するとよいでしょう。
一般社員は業務内容に合わせて権限を決める
権限は役職や雇用形態ではなく、その人が業務上どの操作を必要とするかで決めることをおすすめします。
たとえば、
ファイルの整理や削除まで必要
コンテンツ管理者
日常的にファイル・フォルダの整理や削除まで担当する社員に向いています。
ファイルを作成・編集できればよい
投稿者
ファイルを作成・編集できますが、共有ドライブ内のファイルをゴミ箱へ移動したり整理したりする権限はありません。
誤削除を避けたい場合にも利用できます。
ただし、パソコン版GoogleドライブやChromeOSのファイルアプリから共有ドライブ内のファイルを作成・アップロード・編集する場合は、コンテンツ管理者以上が必要です。
内容の確認・レビューだけ
コメント投稿者
ファイルを編集せず、コメントによるレビューだけを担当する人に向いています。
閲覧だけ
閲覧者
社内規程や完成済み資料など、参照だけさせたい場合に利用できます。
共有ドライブの管理を誰に任せるかは、「Google Workspaceの管理者権限の分け方」もあわせて検討してください。
中小企業におすすめの共有ドライブ構成例
共有ドライブは便利ですが、必要以上に作りすぎると、かえって保存場所が分からなくなります。
中小企業では、まず次のような単位から始めると整理しやすいでしょう。
パターン1：全社共有
例：
全社共有
保存する内容：
- 就業規則
- 社内マニュアル
- 申請書
- テンプレート
- 社内連絡資料
全社員が見る資料をまとめる共有ドライブです。
編集できる担当者を限定し、一般社員は閲覧者にする運用も考えられます。
パターン2：部署別
例：
- 営業部
- 総務・管理部
- 製造部
- 開発部
保存する内容：
- 部署内の議事録
- 顧客対応資料
- 見積書
- 部署用マニュアル
- 業務管理資料
部門長や業務管理担当者を管理者、ファイル整理が必要な社員をコンテンツ管理者など、業務内容に合わせて権限を設定します。
パターン3：プロジェクト別
例：
- 新基幹システム導入PJ
- 2026年度採用PJ
- 新サービス開発PJ
複数部署の社員が参加する業務では、部署別ドライブとは別にプロジェクト用共有ドライブを作ると管理しやすくなります。
プロジェクト完了後は、削除するのではなく、名前に「完了」「Archive」などを付けたり、不要になった共有ドライブを非表示にしたりして整理する方法もあります。
Google公式でも、完了したプロジェクトなど、頻繁に使わない共有ドライブについては非表示にする方法が案内されています。
個人名ではなく組織・業務単位で作る
共有ドライブ名を、
「田中さん用」
「山田さんフォルダ」
など、特定社員の名前にするのはおすすめしません。
共有ドライブの目的は、個人から切り離して組織でデータを継続管理することです。
そのため、
- 部署
- 業務
- プロジェクト
- 拠点
- 目的
など、人が変わっても意味が変わらない単位で作成すると運用しやすくなります。
外部ユーザーと共有ドライブを利用するときの注意点
税理士、社労士、業務委託先、取引先など、社外ユーザーとファイルを共有したい場合もあります。
共有ドライブでは、組織側で許可されていれば外部ユーザーをメンバーとして追加できます。
ただし、共有ドライブのメンバーとして追加する外部ユーザーには、Googleアカウントに関連付けられたメールアドレスが必要です。
外部共有は管理者設定の影響を受ける
Google Workspace管理者は、共有ドライブについて、
- 組織外への共有
- 共有ドライブの非メンバーへの共有
- フォルダ共有
- ダウンロード・コピー・印刷
などを制限できる場合があります。
そのため、外部ユーザーを追加できない場合は、共有ドライブ自体ではなくGoogle Workspace管理者側の共有ポリシーによって制限されている可能性もあります。
外部共有専用のドライブを分ける
たとえば、
営業部共有ドライブ
の中に顧客情報や契約資料などが大量に保存されている状態で、外部パートナーをドライブ全体のメンバーにするのは避けた方が安全です。
外部との共同作業が必要な場合は、
〇〇社共同プロジェクト
など、外部共有を前提とした共有ドライブやフォルダを分けると管理しやすくなります。
必要に応じてダウンロード・コピー・印刷も制限する
共有ドライブでは、組織の設定が対応している場合、
- コンテンツ管理者
- 投稿者
- コメント投稿者
- 閲覧者
に対して、ダウンロード・コピー・印刷を制限できます。
ただし、ファイルを閲覧できる以上、画面撮影などすべての情報持ち出しを技術的に防げるわけではありません。
機密情報を外部共有する場合は、権限設定だけに頼らず、共有する情報そのものを必要最小限にすることも重要です。
退職・異動時に共有ドライブが役立つ理由
前の記事では、Google Workspaceで社員が退職するときのアカウント停止やデータ引き継ぎについて解説しました。
共有ドライブを普段から利用しておくと、退職時のファイル対応を大幅に整理しやすくなります。
退職時
共有ドライブ内のファイルは組織が所有しているため、退職者が作成したファイルであっても、その社員のアカウント削除を理由に失われません。
管理者は、
- 退職者を共有ドライブのメンバーから削除する
- 必要な管理権限を別の社員へ引き継ぐ
といった対応を行います。
異動時
たとえば営業部から管理部へ異動した場合は、
- 営業部の共有ドライブから削除
- 管理部の共有ドライブへ追加
することで、部署単位のアクセス権を整理しやすくなります。
ただし、
- ファイルへの直接共有
- Googleグループ経由の権限
- 制限付きフォルダ
- マイドライブのファイル
- 外部サービス
など、共有ドライブ以外から付与されているアクセス権が存在する場合があります。
そのため、共有ドライブのメンバー変更だけで完全に権限整理が終わるとは限りません。
異動・退職時には、必要な共有設定全体を確認しましょう。
共有ドライブを作成できない場合の確認ポイント
Googleドライブに「共有ドライブ」が表示されない、または新しい共有ドライブを作成できない場合は、次の項目を確認します。
Business Starterでも共有ドライブを利用できる
2026年9月時点では、Google WorkspaceのBusiness Starter、Business Standard、Business Plusなどで共有ドライブがサポートされています。
ただし、Business Starterでは、管理者が新規共有ドライブへ適用する一部の高度なデフォルト共有設定など、上位エディションと異なる機能があります。
そのため、
「Business Starterだから共有ドライブそのものが使えない」
という理解は現在の仕様とは異なります。
自社のエディションで利用できる管理機能について、最新のGoogle公式情報を確認してください。
管理者が共有ドライブの作成を禁止している場合がある
Google Workspace管理者は、組織部門や設定グループごとに、ユーザーが共有ドライブを作成できるか制御できます。
管理コンソールでは、
アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定 → 共有ドライブの作成
から設定を確認できます。
企業によっては、共有ドライブが自由に乱立しないよう、
一般社員による作成を禁止し、申請を受けた管理者が作成する
という運用も考えられます。
これは特に、
- 共有ドライブ名
- 管理責任者
- 外部共有
- 保存する情報
を会社として管理したい場合に有効です。
共有ドライブを安全に運用するためのルール
共有ドライブは、作っただけで自動的に整理されるわけではありません。
長く使っていると、不要なファイルやフォルダが増え、必要な情報を探しにくくなることがあります。
そのため、会社として簡単な運用ルールを決めておきましょう。
1. マイドライブと共有ドライブの使い分けを決める
たとえば、
マイドライブ
- 個人作業
- 下書き
- 一時ファイル
共有ドライブ
- 正式な業務資料
- 部署資料
- マニュアル
- 顧客関連資料
- プロジェクト成果物
というように、保存場所を決めておきます。
2. 管理責任者を決める
「誰でも使えるけれど、誰も管理していない」という状態を避けます。
各共有ドライブについて、
- 管理責任者
- 副担当者
- メンバー変更方法
などを決めておくと、異動・退職が発生しても管理を継続しやすくなります。
3. フォルダ階層を必要以上に深くしない
これはGoogle Workspaceの必須ルールではありませんが、コエドテックでは、必要なファイルへたどり着きやすいよう、フォルダを必要以上に深くしない運用をおすすめします。
たとえば、
営業部 → 2026年度 → 顧客名 → ファイル
程度に整理し、同じようなフォルダを何階層も作らないようにします。
4. ファイル名のルールを決める
これもGoogle公式のルールではありませんが、ファイル数が増える会社では命名ルールを決めておくと検索しやすくなります。
たとえば、
20260903_コエド商事_見積書
のように、
- 日付
- 顧客・案件名
- 書類種別
などを組み合わせます。
会社で管理しやすいルールを決めて統一してください。
5. 完了したプロジェクトもすぐ削除しない
使わなくなった共有ドライブを即削除する必要はありません。
Googleでは、あまり使用しない共有ドライブを非表示にする方法も用意されています。
過去プロジェクトの記録として残す必要がある場合は、
[完了][Archive][参照用]
などを名前へ付けて整理する方法もあります。
【筆者経験】共有ファイルは「誰が持つか」ではなく「誰が管理し続けるか」で考える
筆者がこれまでシステム運用や認証・権限管理などに関わってきた中でも、データや権限を特定の担当者だけに依存させると、異動や退職が発生した際の確認事項が増えやすいと感じています。
重要なのは、
「このファイルを誰が作ったか」ではなく、「会社として誰が管理し続けるのか」
という視点です。
共有ドライブを導入する場合も、すべての社員を管理者にするのではなく、
- この共有ドライブは何のために使うのか
- 誰が管理するのか
- 誰がファイルを整理できるのか
- 誰は閲覧だけでよいのか
- 外部共有を許可するのか
- 異動・退職時に誰がメンバーを見直すのか
まで決めておくと運用しやすくなります。
共有ドライブは単なる「みんなで使えるフォルダ」ではありません。
会社の業務データを個人依存から切り離し、組織として継続管理するための仕組み
として利用することが重要です。
まとめ｜Google Workspace共有ドライブ運用チェックリスト
Google Workspaceの共有ドライブを利用すると、部署やチームで利用する業務ファイルを組織として管理できます。
特に、
- 社員の退職
- 部署異動
- 新入社員の追加
- プロジェクトメンバーの変更
が発生したときに、個々のファイルへ共有設定を行う負担を減らしやすくなります。
一方で、全員へ強い権限を付けたり、用途を決めず共有ドライブを大量に作ったりすると、管理が複雑になる可能性があります。
共有ドライブを導入するときは、次の項目を確認してください。
Google Workspace共有ドライブ運用チェックリスト
- 共有ドライブの用途を決めた
- 個人名ではなく部署・業務・プロジェクト単位の名称にした
- 共有ドライブの管理責任者を決めた
- 管理者権限を必要な担当者だけに付与した
- ファイル整理が必要な人へ適切な権限を付与した
- 編集だけ必要な人には投稿者などを検討した
- 閲覧だけの社員には閲覧者を設定した
- 外部共有を許可するか確認した
- 外部ユーザーへ必要以上の情報を公開していない
- ダウンロード・コピー・印刷などの制限を確認した
- マイドライブと共有ドライブの使い分けを決めた
- ファイルやフォルダの整理ルールを決めた
- 入社時のメンバー追加方法を決めた
- 異動時の権限変更方法を決めた
- 退職時のメンバー削除方法を決めた
- 管理責任者が退職しても管理を継続できる状態にした
共有ドライブの仕組みを整えたら、次に考えたいのがGoogle Workspace全体の管理者権限です。
Google Workspaceでは、すべての管理操作ができるスーパー管理者だけでなく、「ユーザー管理だけ」「グループ管理だけ」といったように、業務に応じて管理者ロールを分けることができます。
次の記事では、
「Google Workspaceの管理者権限の分け方｜管理者ロールを安全に設計する方法」
について解説します。
