Google Workspaceの導入手順｜準備から利用開始までの流れと全体像

Google Workspaceを自社に導入することに決めたものの、「具体的に何から手をつければよいのか分からない」と不安を抱えている担当者や経営者の方もいるのではないでしょうか。

特に、設定を誤ってメールの送受信が一時的にでも滞ってしまうと、日常業務に影響が及ぶため、慎重になるのは当然です。

Google Workspaceの導入は、単にインターネット上で申し込みをするだけではありません。

自社専用のメールアドレスで使用する独自ドメインを設定したり、社員用のアカウントを整備したり、既存のメール環境から切り替えたりするための複数の工程があります。

専任のIT担当者がいない中小企業では、こうした設定手順の全体像が見えないことで、最初の一歩を踏み出しにくいこともあります。

この記事では、実際の導入作業を計画的に進められるよう、導入開始から利用開始までの「基本ロードマップ」と、事前に確認しておきたい「準備チェックリスト」を分かりやすく解説します。

結論からいうと、Google Workspaceの導入では、すべての設定を一度に進めるのではなく、「準備」「申し込み」「ドメイン確認」「アカウント作成」「メール設定」「セキュリティ」「動作確認・展開」という工程に分けて考えると整理しやすくなります。

ただし、既存メールの移行などは現在の環境によって適切なタイミングが異なります。

この記事で紹介する7つのフェーズを基本ロードマップとして、自社の環境に合わせて計画を立てていきましょう。

Google Workspace導入全体のロードマップと基本的な進め方

Google Workspaceを社内で利用し始めるまでには、複数の設定が関係します。

そのため、まずは全体の流れを把握し、それぞれの工程が「何のために必要なのか」を理解しておくことが大切です。

導入開始から利用開始までの「基本ロードマップ」

中小企業がGoogle Workspaceをセットアップする際の基本的な流れは、次の7フェーズに整理できます。

フェーズ	具体的な作業内容	主な目的	次の確認
1. 準備	利用アドレスの洗い出し、ルール決め、設定権限の確認	設定作業をスムーズに進める	本記事の準備チェックリスト
2. 申し込み	組織・支払い情報の登録、管理者アカウント設定	Google Workspaceの契約開始と管理者保護	Google Workspaceの初期設定
3. ドメイン確認	管理コンソールへのログイン、ドメイン所有権の証明	自社がドメインを管理する権限を持っていることをGoogleへ示す	独自ドメイン設定の詳細
4. アカウント作成	社員用アカウントの発行、info@など共同窓口の受信方法を整理	メールや共有データを受け取る環境を準備する	アカウント作成の詳細
5. メール設定	MXレコード変更、メール認証の確認	自社ドメインのメールをGmailで送受信できるようにする	独自ドメイン・DNS設定の詳細
6. セキュリティ	一般ユーザーを含む初期セキュリティ設定	組織のアカウントやデータを保護する	セキュリティ設定の詳細
7. 動作確認・展開	送受信テスト、周辺環境確認、社員への利用案内	日常業務で問題なく利用できるか確認する	必要に応じて各詳細記事を確認

※既存のメール環境から過去のメールデータをGoogle Workspaceへ移行する場合は、移行元の環境や利用する移行方法によって、MXレコード変更の前後など適切な実施タイミングが異なります。自社の移行計画に合わせて進める必要があります。

「ドメイン所有権の証明」と「メール配送先の切り替え」の違い

Google Workspaceの導入で混同しやすいのが、

「ドメイン所有権の証明」

と、

「メール配送先の切り替え」

です。

名前は似ていますが、役割は異なります。

ドメイン所有権の証明

自社がそのドメインを管理する権限を持っていることを、Googleへ証明するための手続きです。

Googleから指定された確認用TXTレコードをDNSへ追加し、Google側で確認してもらいます。

確認用TXTレコードを正しく追加するだけであれば、既存のメール配送先を指定しているMXレコードには影響しません。

メール配送先の切り替え（MXレコード設定）

MXレコードは、

「このドメイン宛てのメールを、どのメールサーバーへ届けるか」

を指定するためのDNS設定です。

MXレコードをGoogle Workspace向けに変更することで、自社ドメイン宛てのメールがGmailへ配送されるようになります。

つまり、

• ドメイン所有権確認：自社がドメインを管理していることを証明する
• MXレコード変更：メールの配送先をGoogle Workspaceへ変更する

という違いがあります。

この2つを分けて理解しておくことが重要です。

フェーズ1：導入前の「準備」と社内体制の整理

実際にGoogle Workspaceへ申し込む前に、必要な情報を整理しておきましょう。

事前準備をしておくことで、申し込み途中やDNS設定時に「担当者が分からない」「必要な情報がない」といった状況を減らせます。

導入作業に取りかかる前に確認しておきたいもの

次の項目を確認しておきましょう。

• 正式な組織名（会社名）：契約主体となる会社名
• 使用する独自ドメイン名：現在利用している、または新たに利用するドメイン
• ドメイン管理サービスとDNSを変更できる担当者・権限：DNS設定を誰が変更できるのかを確認
• 現在利用中のメールアドレス一覧：社員用アドレス、info@などの共同窓口、メーリングリストなど
• 初期契約ユーザー数：Google Workspaceを利用する予定のユーザー数
• 過去メールデータ移行の要否：現在のメールをGoogle Workspaceへ移行する必要があるか
• 契約に使用する支払い情報：Google Workspace料金の支払いに使用する情報

特に重要なのが、DNS設定を変更できる人を事前に確認しておくことです。

ドメインを取得した担当者とGoogle Workspaceを導入する担当者が異なる場合や、Web制作会社など外部事業者がDNSを管理している場合もあります。

申し込みを開始する前に確認しておきましょう。

社内での役割分担を整理する

少人数の会社でも、最低限の役割を整理しておくと作業しやすくなります。

契約判断者

Google Workspaceの料金や導入方針について、最終的な判断・承認を行います。

実務担当者・管理者

Google Workspaceの申し込み、初期設定、社員用アカウント作成、社員への案内などを担当します。

DNS設定担当者

ドメイン管理サービスでDNSレコードを変更できる担当者です。

自社で変更できるのか、外部のWeb制作会社や管理会社へ依頼する必要があるのかも確認しておきましょう。

アカウント数とメールアドレスの命名ルールを決める

社員用アカウントを作る前に、メールアドレスの命名ルールも決めておきます。

例えば、次のような形式があります。

• 名.姓形式：taro.suzuki@
• 姓.名形式：suzuki.taro@
• 名の頭文字.姓形式：t.suzuki@
• 社員番号形式：10235@

社員番号形式は、社内ルール上で重複を避けて管理しやすい一方、メールアドレスだけを見ても誰のアドレスなのか分かりにくい場合があります。

氏名を使う場合も、同姓同名が発生した場合に、

• ミドルネームや頭文字を追加する
• 数字を追加する
• 社員番号と組み合わせる

など、例外ルールまで決めておくと管理しやすくなります。

どの形式を採用する場合でも、会社全体でルールを統一することが重要です。

フェーズ2〜3：Google Workspaceの「申し込み」と「ドメイン確認」

準備ができたら、Google Workspaceの申し込みと初期管理者設定へ進みます。

Google Workspaceの新規申し込みと管理者アカウントの作成

Google Workspaceの公式サイトから申し込みを開始します。

申し込み時には、会社情報や利用するドメインなどを入力し、最初に使用する管理者アカウントを設定します。

管理者アカウントは、一般ユーザーとは異なり、

• ユーザーの追加・停止
• セキュリティ設定
• 組織設定
• 請求関連の管理

など、Google Workspace環境全体に関わる重要な操作を行います。

そのため、通常の社員用アカウント以上に適切な保護が必要です。

プランごとの料金・保存容量・選び方は、「Google Workspaceの料金プラン比較」で整理しています。

【重要】初期管理者アカウントを2段階認証で保護する

管理者アカウントが第三者に不正利用されると、組織のユーザー管理やセキュリティ設定、業務データなどに重大な影響が及ぶ可能性があります。

Googleでは、管理者アカウントへの2段階認証（2SV）の強制を段階的に進めています。

管理コンソールへアクセスできるようになったら、できるだけ早い段階で管理者アカウントを2段階認証で保護することをおすすめします。

パスワードだけでなく、スマートフォンなどを利用した追加認証を組み合わせることで、管理者アカウントの保護を強化できます。

ドメイン所有権を確認する

次に、自社がその独自ドメインを管理する権限を持っていることをGoogleへ証明します。

一般的には、Googleから指定される確認用TXTレコードを、自社が利用しているドメイン管理サービスのDNS設定へ追加します。

Googleによる確認自体は通常数分程度で行われますが、DNS環境や利用しているドメイン管理サービスなどによって、反映に時間がかかる場合があります。

確認用TXTレコードを正しく追加するだけであれば、既存メールの配送先を指定しているMXレコードには影響しません。

慌てずに、Google側で確認されるのを待ちましょう。

フェーズ4〜5：社員用「アカウント作成」と「メール配送設定・認証」

ドメインの確認ができたら、実際に社員が利用するアカウントやメールの受信先を準備します。

社員用アカウントと共同窓口を準備する

メールの配送先をGoogle Workspaceへ変更する前に、利用する社員のアカウントを作成しておきます。

また、

• info@
• sales@
• support@

など、複数人で利用する共同窓口についても確認します。

共同窓口については、Googleグループやメールエイリアスなど、用途に合った受信方法を検討しておきましょう。

メール配送先を切り替える前に、現在利用しているメールアドレスに対応する受信先がGoogle Workspace側に準備されているかを確認することが重要です。

該当する受信先が存在しない場合、メールが届かず、送信元へエラーが返る可能性があります。

社員用アカウントと共有窓口の設計は、「Google Workspaceのアカウント作成手順」を参照してください。

メール配送先を変更する「MXレコード設定」

社員用の受信環境を準備したら、メールの配送先をGoogle Workspaceへ切り替えます。

自社のDNS設定で、MXレコードをGoogleが現在指定している値へ変更します。

具体的なMXレコードの値や、DNS管理画面での操作方法については、独自ドメイン設定の記事で詳しく解説します。

MXレコードの変更後、新しい設定が認識されるまで最大72時間かかる場合があります。

そのため、切り替え直後は旧メール環境も確認できる状態を維持しながら、新しいGmail側への配送状況を確認していくとよいでしょう。

DNS・MXレコードとは？

DNS（Domain Name System）

インターネット上のドメイン名と、接続先となるサーバーなどの情報を結びつける仕組みです。

イメージとしては、インターネット上の「案内帳」のような役割があります。

MXレコード

その独自ドメイン宛てのメールを、どのメールサーバーへ配送するのか指定するDNSレコードです。

Google WorkspaceでGmailを利用する場合、このMXレコードによってGoogle側へメールの配送先を変更します。

SPF・DKIM・DMARCなどのメール認証も確認する

独自ドメインでメールを利用する場合は、メール配送先だけでなく、メール認証についても確認しておきましょう。

代表的な仕組みには、SPF・DKIM・DMARCがあります。

SPF

そのドメインからメールを送信してよいサーバーやメールサービスをDNS上で指定し、受信側が正規の送信元か確認できるようにする仕組みです。

DKIM

送信するメールへ電子署名を付け、受信側が送信元やメールの改ざん有無などを確認できるようにする仕組みです。

DMARC

SPFやDKIMによる認証結果を利用して、認証に失敗したメールを受信側でどのように扱うかなどの方針をドメイン所有者が示す仕組みです。

メール認証の要件や推奨事項は、メールの送信方法や送信量などによっても異なります。

Googleの最新ガイドラインを確認しながら、自社の送信環境に合わせて設定することが重要です。

適切なメール認証を行うことは、なりすまし対策や、正規メールが迷惑メールに分類される可能性を下げることにもつながります。

Webサイトの問い合わせフォームやメルマガ配信サービスなど、Google Workspace以外から自社ドメインのメールを送信している場合は、それらの送信元も含めて確認しましょう。

具体的な設定値やDNSでの操作方法については、独自ドメイン設定の記事で詳しく解説します。

DNS、MX、SPF、DKIM、DMARCを含む設定は、「Google Workspaceの独自ドメイン設定方法」で詳しく確認できます。

既存メールデータを移行する場合

現在利用しているメールサービスの過去メールをGoogle Workspaceへ引き継ぎたい場合は、データ移行も検討します。

移行方法や実施タイミングは、

• 現在利用しているメールサービス
• 移行対象となるデータ量
• 利用する移行方法
• 業務への影響
• メール配送先を切り替えるタイミング

などによって異なります。

そのため、

「必ずMX変更前に移行する」

「必ずMX変更後に移行する」

と固定せず、自社の環境に合わせた移行計画を作ることが重要です。

メールデータの具体的な移行方法については、別の記事で詳しく解説予定です。

旧メール環境からの移行と切り替えは、「Google Workspaceへのメール移行手順」で確認できます。

フェーズ6〜7：組織全体の「初期セキュリティ」と「動作確認・展開」

メール環境の基本設定ができたら、組織全体のセキュリティ設定と動作確認へ進みます。

組織全体の初期セキュリティ設定

管理者だけでなく、一般ユーザーについても適切なセキュリティ設定を行います。

例えば、

• 一般ユーザーへの2段階認証
• パスワードに関するポリシー
• 組織部門ごとのセキュリティ設定
• 外部共有などの管理

といった項目があります。

すべてを一度に厳しくするのではなく、自社の利用環境や社員への案内も考慮しながら、必要な設定を整理して適用していきましょう。

具体的な初期セキュリティ設定については、別の記事で詳しく解説予定です。

利用開始前に確認する安全対策は、「Google Workspaceの初期セキュリティ設定」で整理しています。

メールの送受信と周辺システムを確認する

利用開始前には、実際にメールが正しく送受信できるかテストします。

例えば、次のような項目を確認します。

• 社内ユーザー同士で送受信できるか
• 外部メールアドレスから受信できるか
• 外部メールアドレスへ送信できるか
• info@ など共同窓口へ正しく届くか
• Webサイトの問い合わせフォームから通知メールが届くか
• 複合機の「スキャンしてメール送信」などが利用できるか
• 社内システムから送信される通知メールが届くか

特に、Webフォーム・複合機・業務システムなどは、これまで利用していたメールサーバーの設定が残っている場合があります。

Google Workspaceへ切り替えた後も問題なく利用できるか確認しておきましょう。

社員へログイン方法と利用開始日を案内する

動作確認ができたら、社員へGoogle Workspaceの利用方法を案内します。

初期パスワードを設定して社員へ案内する場合は、必要に応じて管理者が「次回ログイン時にパスワードの変更を求める」設定を利用できます。

また、

• ログイン方法
• 初回パスワードの扱い
• 2段階認証の登録方法
• 新しいメールの利用開始日
• 旧メール環境の扱い
• 問い合わせ先

などを事前にまとめて案内しておくと、社員側も移行しやすくなります。

【筆者経験】移行トラブルを防ぐ「手順の整理」と「仕組み化」

筆者がシステム開発や運用プロセスの改善に関わってきた経験でも、リリース手順やチェックリストを整備し、作業を担当者個人の記憶だけに頼らない仕組みにすることを重視してきました。

複数の設定が関係する作業では、

「何をするか」

「何を確認するか」

を事前に整理することで、確認漏れや属人化を防ぎやすくなります。

Google Workspaceの導入でも、メール・DNS・アカウント・セキュリティなど複数の設定が関係します。

そのため、作業内容をチェックリストとして整理し、一つずつ確認しながら進めることが大切です。

まとめ｜チェックリストを元に一段階ずつ進めましょう

Google Workspaceの導入は、すべての設定を一度に進めるのではなく、工程を分けて考えることで作業を整理しやすくなります。

今回紹介した基本ロードマップを振り返ると、次のようになります。

• フェーズ1：準備
  利用する社員、メールアドレス、ドメイン管理権限、担当者などを整理する
• フェーズ2：申し込み
  Google Workspaceへ申し込み、管理者アカウントを早い段階で保護する
• フェーズ3：ドメイン確認
  自社がドメインを管理する権限を持っていることをGoogleへ証明する
• フェーズ4：アカウント作成
  社員用アカウントや共同窓口の受信環境を準備する
• フェーズ5：メール設定
  MXレコードによる配送先変更と、SPF・DKIM・DMARCなどのメール認証を確認する
• フェーズ6：セキュリティ
  一般ユーザーを含めた組織全体の初期セキュリティ設定を行う
• フェーズ7：動作確認・展開
  メールや周辺システムの動作を確認し、社員へ利用方法を案内する

既存メールデータを移行する場合は、このロードマップへ移行作業も組み込みながら、自社の環境に合わせた計画を作ります。

「ツールを導入する」ことだけを目的にするのではなく、誰が・いつ・何を確認するのかまで整理しておくことが重要です。

次のステップ：まずはドメイン設定の詳細を確認する

Google Workspace導入の全体像が分かったら、次に確認したいのが独自ドメインの設定です。

具体的には、

• ドメイン所有権の確認
• DNS設定
• TXTレコード
• MXレコード
• SPF
• DKIM
• DMARC

などの設定が関係します。

具体的な値や管理画面での操作方法については、次回の独自ドメイン設定の記事で詳しく解説予定です。

まずは今回の準備チェックリストを使い、自社が利用しているドメイン管理サービスと、DNS設定を変更できる担当者・権限が分かっているかを確認するところから始めてみてください。

参考・公式情報

• Google Workspace setup
• Google Workspace 管理者ヘルプ「Google Workspace 管理コンソール」
• Google Workspace 管理者ヘルプ「ドメインの所有権を証明する」
• Google Workspace 管理者ヘルプ「Google Workspace 向けの MX レコードを設定する」
• Gmail ヘルプ「メール送信者のガイドライン」
• Google Workspace 管理者ヘルプ「管理者に対する2段階認証の適用」