飲食業でGoogle Workspaceを活用する方法｜衛生管理・店舗情報共有を効率化

飲食店では、毎日の営業の中で多くの確認・記録・情報共有が発生します。

たとえば、

• 冷蔵庫・冷凍庫の温度確認
• 清掃・衛生管理
• 従業員の健康状態の確認
• 店舗日報
• 設備不具合
• スタッフ間の申し送り
• 調理手順書
• アレルギー対応資料
• 本部からの連絡

などです。

しかし、これらが、

• 紙
• Excel
• 口頭
• メール
• 個人のメッセージアプリ
• 店舗PC
• スタッフ個人のスマートフォン

などに分散すると、

「昨日の温度記録がどこにあるのか分からない」

「前のシフトで発生した設備不具合が次のスタッフへ伝わっていない」

「厨房に古い調理手順書が残っている」

「本部が各店舗の状況を確認するまでに時間がかかる」

といった問題につながりやすくなります。

そこで活用できるのが、Google Workspaceです。

結論からお伝えすると、飲食業ではGoogle Workspaceを使って、「どこへ入力するか」「どこへ保存するか」「誰が確認するか」を整理することで、店舗内や本部との情報共有を改善しやすくなります。

たとえば、

• Googleフォームで日々の衛生管理記録
• Googleスプレッドシートで確認結果を集約
• Googleフォームで店舗日報
• Googleドライブで店舗写真を管理
• 共有ドライブで衛生・調理マニュアルを共有
• Google Chatで日常の連絡
• Googleカレンダーで点検・研修予定を共有

といった使い方ができます。

ただし、Google Workspaceを利用しているだけで、HACCPに沿った衛生管理や食品衛生上の義務への対応が完了するわけではありません。

この記事では、Google Workspaceを「飲食店の日々の記録・連絡・ファイル共有を整理するための共通基盤」として、どのように活用できるのかを具体的に解説します。

店舗スタッフ用アカウントや共有窓口の作り方は、「Google Workspaceのアカウント作成手順」で整理しています。

飲食業でGoogle Workspaceが役立つ理由

飲食店では、厨房・ホール・バックヤードなど複数の場所でスタッフが同時に働いています。

さらに、

• 店長
• 正社員
• パート
• アルバイト
• ランチシフト
• ディナーシフト

など、勤務する人や時間帯も異なります。

そのため、店舗運営では、

「誰が確認したのか」

「どこへ記録したのか」

「次のシフトへ何を伝えるのか」

を整理することが重要です。

Google Workspaceの役割は、飲食店のすべての業務を1つのサービスへ置き換えることではありません。

重要なのは、

毎日の記録や情報共有について、入力方法と保存場所を分かりやすくすること

です。

飲食店で起こりやすい8つの情報管理課題

まず、飲食店で起こりやすい課題を整理してみましょう。

紙の衛生チェック表が管理しにくい

清掃確認などを紙で行っている場合、

• いつ確認したのか
• 誰が確認したのか
• 異常があったのか
• 対応したのか

を後から確認しにくいことがあります。

紙が厨房内で汚れたり、ファイルの中から必要な記録を探すのに時間がかかったりすることもあります。

冷蔵庫・冷凍庫の温度記録が紙だけになっている

温度を紙へ記録している場合、異常値が記録されていても、管理者がその記録を見るまで気付かない可能性があります。

記録するだけでなく、

異常があったときに誰が確認し、どう対応するのか

まで決める必要があります。

店舗日報を本部が確認しにくい

店舗日報が紙や店舗PCのExcelだけに保存されていると、本部からすぐに確認できない場合があります。

また、複数店舗からExcelファイルをメール添付で集める運用では、集計する側の作業も増えます。

シフト間の申し送りが口頭だけになる

たとえば、

• 食器洗浄機の不具合
• 食材の欠品
• 予約内容の変更
• 修繕対応
• 翌日の準備

などを口頭だけで伝えると、次のスタッフへ正しく伝わらないことがあります。

古い調理手順書・衛生マニュアルを参照する

共有ドライブでは最新版に更新されていても、

• 厨房に貼ってある古い紙
• 過去にダウンロードしたPDF
• メール添付された旧版
• 店舗PCへ保存したコピー

が残っていると、旧版を参照する可能性があります。

本部への報告方法が複数ある

店舗Aはメール、店舗Bは電話、店舗Cはチャット、といった状態では、本部側の確認先が増えてしまいます。

情報の種類ごとに報告先を決めることが大切です。

業務写真が個人端末に残る

• 清掃後
• 店舗設備の故障
• 店内状況
• 販促物
• 盛り付け確認

などの写真が個人のスマートフォンだけに残っていると、他の人が必要なときに確認できません。

Googleアカウントを複数人で共有する

店舗用として1つのGoogle Workspaceアカウントを作り、スタッフ全員が同じID・パスワードを使う運用は避けましょう。

誰が操作したのか分かりにくくなり、異動・退職時の管理も複雑になります。

Google Workspaceへログインして業務を行う場合は、原則として個人ごとのアカウントを利用します。

Googleフォームで衛生管理記録をデジタル化する

日々の衛生管理の記録には、Googleフォームを利用できます。

スマートフォンやタブレットからフォームを開き、確認結果を入力します。

回答はGoogleスプレッドシートへ保存できます。

イメージは次のとおりです。

店舗スタッフ

衛生状態を確認

↓

Googleフォーム

確認結果を入力・送信

↓

Googleスプレッドシート

記録を一覧化

↓

店長・本部

必要な記録を確認

衛生管理フォームの項目例

実際の項目は、自社の衛生管理計画や該当する手引書等に合わせて設計する必要があります。

一例として、次のような項目が考えられます。

• 店舗名
• 確認日
• 確認時間帯
• 担当者
• 冷蔵庫・冷凍庫等の温度
• 自社の衛生管理計画で必要な健康状態の確認
• 調理場の清掃状況
• 客席・トイレ等の清掃状況
• 食材・設備の異常の有無
• 異常時の対応内容
• 特記事項

プルダウンやチェックボックスを活用する

店舗名などを毎回手入力すると、

• 新宿店
• 新宿
• 東京新宿店

などの表記揺れが発生する場合があります。

店舗名や確認項目は、

• プルダウン
• ラジオボタン
• チェックボックス

などを活用すると入力しやすくなります。

必須項目は「未入力を減らす」ために使う

Googleフォームでは項目を必須にできます。

たとえば、

• 店舗名
• 確認日時
• 重要な測定値
• 異常の有無

などです。

ただし、必須設定をしたからといって、

• 正しく点検した
• 入力内容が正確
• 必ず異常へ対応した

ことまで保証されるわけではありません。

必須項目は、必要な欄の未入力を減らすための仕組み

として利用しましょう。

HACCPに沿った衛生管理とGoogle Workspaceの関係

ここは特に重要なポイントです。

Google Workspaceを利用しているだけで、HACCPに沿った衛生管理への対応が完了するわけではありません。

Googleフォームやスプレッドシートは、

自社の衛生管理計画に基づいて必要となる確認・記録をデジタル化するための手段の1つ

として利用できます。

実際に、

• 何を確認するのか
• どのタイミングで確認するのか
• 異常時にどう対応するのか
• どの記録を保存するのか
• どの程度の期間保存するのか

については、厚生労働省、自治体、業界団体等が提供する最新情報や、自社の衛生管理計画に従う必要があります。

厚生労働省の衛生管理記録ツールも選択肢

小規模な一般飲食店などでは、Google Workspaceだけで仕組みを作る以外にも、厚生労働省が提供するHACCPに沿った衛生管理のための記録ツール・アプリなどを利用できる場合があります。

そのため、

Googleフォームで自社独自の記録フローを作る

方法だけを前提にする必要はありません。

自社の規模や衛生管理の方法に応じて、

• 厚生労働省等が案内するツール
• Google Workspace
• 食品衛生管理専用システム

などを比較して選びましょう。

冷蔵庫・冷凍庫の温度をGoogleフォームで記録する

冷蔵庫や冷凍庫などの温度をGoogleフォームへ入力し、スプレッドシートで履歴を確認することもできます。

ただし、フォーム設計では注意が必要です。

異常値まで入力禁止にしない

たとえば、自社の衛生管理計画で定めた基準から外れている温度が測定されたとします。

このとき、

「基準値を超えた温度はフォームへ入力できない」

という設定にしてしまうと、実際に測定された異常値を記録できません。

そのため、

正常・異常を判断する基準

と、

フォームへ入力できる数値の範囲

は分けて考えます。

入力検証は明らかな誤入力を減らす目的で使う

たとえば、

• 数字以外を入力しない
• 桁を誤った極端な値を減らす
• 物理的に想定しにくい入力を確認する

といった用途には、入力検証を利用できます。

一方、自社の衛生管理計画上の基準値から外れた実測値は、そのまま記録できるようにします。

条件付き書式で異常値を見つけやすくする

Googleスプレッドシートでは条件付き書式を利用できます。

たとえば、

「自社の衛生管理計画で定めた基準を外れた値を強調表示する」

といった設定です。

これにより、管理者が確認するときに異常値を見つけやすくなります。

ただし、スプレッドシートを開かなければ確認できない運用では、緊急対応には不十分な場合があります。

異常時の連絡方法についても、衛生管理計画や会社の運用ルールに沿って決めてください。

Google Workspaceだけで温度を自動取得するわけではない

Google Workspaceには、冷蔵庫の温度センサーから自動的に数値を取得する標準機能があるわけではありません。

温度を自動取得したい場合は、

• IoT温度センサー
• 外部サービス
• 食品衛生管理システム
• 外部APIとの連携

などが必要になる場合があります。

まずは手入力による記録から始め、必要性が高まった段階で自動化を検討する方法もあります。

従業員の健康情報は必要以上に記録しない

衛生管理では、従業員の健康状態を確認する場合があります。

ただし、健康状態に関する情報は取り扱いに注意が必要です。

Googleフォームへ、

• 詳細な症状
• 病名
• 通院情報
• その他の不要な健康情報

まで広く記録することは避けます。

実際に必要な確認項目については、自社の衛生管理計画や該当する手引書等に沿って設定してください。

また、健康情報を記録する場合は、業務上必要な担当者だけが確認できるようアクセス権にも注意します。

Googleフォームで店舗日報を作成する

衛生管理とは別に、店舗運営の日報にもGoogleフォームを利用できます。

たとえば、

• 店舗名
• 日付
• 作成者
• 来客状況
• 営業状況
• 欠品
• 廃棄
• 設備異常
• クレーム・問い合わせ
• 翌シフトへの申し送り
• 特記事項

などです。

売上の「補足情報」を記録する

たとえば、

「雨天の影響で夜の来店が少なかった」

「イベント開催によりランチ時間帯が混雑した」

といった定性的な情報は、日報へ記録すると本部でも状況を把握しやすくなります。

一方、正式な売上金額についてはPOSを原本とするなど、自社のシステム構成に合わせて役割を分けましょう。

POS・在庫・勤怠データを安易に置き換えない

たとえば、

正式な売上 → POS

在庫・発注 → 在庫管理システム

出退勤 → 勤怠システム

店舗状況の補足 → Googleフォーム

という分け方があります。

Googleスプレッドシートは便利ですが、すべての基幹データをスプレッドシートへ移す必要はありません。

Googleスプレッドシートで店舗状況を確認する

Googleフォームの回答は、Googleスプレッドシートへ保存できます。

本部や店長は、

• 店舗別
• 日付別
• 異常の有無
• 未対応事項

などを確認できます。

フィルタで対象店舗を確認する

たとえば、

「新宿店の今週の衛生確認だけ表示する」

「本日の全店舗の日報を見る」

といった使い方ができます。

対応ステータスを管理する

設備不具合などについて、

• 未対応
• 対応中
• 完了

という列を追加する方法もあります。

ただし、Googleフォームの回答シートを直接編集して複雑な業務管理を行う場合は、データ構造や権限を整理しておく必要があります。

必要に応じて管理用シートを分ける方法も検討しましょう。

「リアルタイム監視」と考えすぎない

フォームの回答は送信後に確認できますが、Googleスプレッドシート自体が24時間自動で店舗を監視して異常対応してくれるわけではありません。

重要なのは、

誰が、いつ、何を確認するか

を決めることです。

Googleドライブで店舗写真を管理する

飲食店では、

• 清掃確認
• 設備不具合
• 店舗内の状況
• 盛り付け確認
• 販促物
• 修繕前後

などの写真を扱います。

これらを個人端末だけに残さず、会社として保存場所を決めましょう。

店舗・日付・用途で整理する

たとえば、

店舗運営共有ドライブ

↓

店舗写真

↓

新宿店

↓

2026-09

↓

清掃確認

という構成が考えられます。

フォルダ構成は、自社の店舗数や業務量に合わせて決めてください。

Googleフォームから写真をアップロードする場合

Googleフォームにはファイルアップロードの質問形式があります。

ただし、利用する場合は回答者がGoogleアカウントへログインする必要があります。

また、フォームの保存場所などによってファイルアップロードを利用できない条件があります。

特に、共有ドライブ上に保存したフォームではファイルアップロード質問を利用できない場合があるため、実際の運用前に確認が必要です。

大量の写真はGoogleドライブと分けて管理する

毎日の清掃写真などを大量に保存する場合、

衛生記録 → Googleフォーム

写真 → Googleドライブ

と分ける方法があります。

フォームには、

• 写真ファイル名
• Driveリンク
• 管理番号

などを必要に応じて入力します。

BYODは会社のルールに従う

私物スマートフォンから業務写真を撮影する場合は、

• 端末ロック
• 業務データの保存方法
• アップロード後の端末内データの扱い
• 紛失時の対応
• 退職時の取り扱い

などを、自社のBYOD・情報管理ルールとして決めます。

「アップロード後は必ず当日中に削除する」など特定の方法を一律のGoogleルールとして考えるのではなく、自社の情報管理方針に沿って運用してください。

共有ドライブで衛生・調理マニュアルを管理する

飲食店では、

• 調理手順書
• レシピ
• 衛生管理マニュアル
• 清掃手順
• 開店・閉店作業
• アレルギー対応資料
• 本部運営資料

など、多くの文書を使用します。

重要なのは、

「現在参照する原本はどこなのか」

を明確にすることです。

マニュアルの原本を共有ドライブへまとめる

たとえば、

店舗運営共有ドライブ

↓

01_衛生管理

02_調理手順

03_清掃手順

04_アレルギー対応

などに整理します。

店舗スタッフには、

「正式な資料を確認するときは、この共有ドライブを見る」

と周知します。

マニュアル領域は閲覧中心にする

マニュアルを見るだけのスタッフには、閲覧中心の権限を設定できます。

一方、資料を更新する担当者には、必要な操作に応じた権限を設定します。

また、写真保存用の領域については、アップロード担当者へファイル追加に必要な権限を与えます。

すべての共有ドライブで同じ権限にするのではなく、用途ごとに権限を設計する

ことが重要です。

店舗別の保存場所とアクセスレベルを整える手順は、「Google Workspaceの共有ドライブの作り方」で確認できます。

共有ドライブだけで旧版参照を完全には防げない

共有ドライブを最新版に更新していても、

• 厨房へ貼った紙
• ラミネートしたレシピ
• 店舗PCへ保存したPDF
• 過去のメール添付
• スマートフォンへダウンロードした資料

が残っていれば、古い情報を参照する可能性があります。

そのため、

デジタル上の更新

だけでなく、

店舗に残っている印刷物の更新

も必要です。

印刷物の差し替えルールを決める

たとえば、

1. 本部が共有ドライブ上のマニュアルを更新
2. 店舗責任者へ変更内容を連絡
3. 店舗責任者が厨房・バックヤードの印刷物を確認
4. 古いものを回収
5. 必要に応じて新しい版へ差し替え

という流れです。

紙を使わないこと自体が目的ではありません。

現在どの情報を参照すべきなのかが分かる状態にすること

が重要です。

GoogleドキュメントとPDFでは版管理方法が異なる

Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド

Googleドキュメントなどでは変更履歴を確認できます。

必要に応じて以前の状態を確認したり、復元したりできます。

PDF・Word・Excel・画像

通常ファイルについては、Googleドライブの版管理機能を使って新しいバージョンをアップロードできます。

同じファイルとして更新することで、共有リンクを維持したまま新しい版へ差し替える運用も可能です。

ただし、過去の版がすべて永久に残るわけではありません。

古いバージョンは一定期間の経過や新しい版の追加数によって削除対象となる場合があるため、長期保存が必要な版については保持方法を確認してください。

また、会社として、

• Rev.01
• Rev.02
• 改訂日
• 承認者

などを管理する必要がある場合は、自社の文書管理ルールを優先します。

必ずGoogle Driveの版管理だけで運用する必要はありません。

店舗ごとの記録を継続して管理する基本ルールは、「Google Workspaceのメール・ファイル管理方法」を参考にしてください。

Google Chat・Gmail・管理表を使い分ける

本部と店舗、スタッフ同士の連絡は、情報の種類によって役割を分けましょう。

ツール	主な用途	例
Google Chat	日常の短い連絡	設備不具合、店舗内の確認
Gmail	正式な連絡・後から確認したい内容	本部通知、取引先関連
共有ドライブ	継続して参照する情報	マニュアル、レシピ、衛生資料
Googleフォーム・管理表	実施記録	衛生確認、店舗日報、対応状況
緊急連絡手段	緊急性の高い事象	食品事故、火災、重大な設備異常等

Google Chatは第一報や日常連絡に使う

たとえば、

「食器洗浄機に不具合があります」

「本日の仕込み状況を共有します」

といった連絡です。

重要な衛生上の異常はChatだけで終わらせない

衛生や安全に関わる重要な事象については、

会社で定めた緊急連絡・事故対応フローを優先

します。

その後、

• 衛生管理記録
• 事故報告
• 対応管理表
• 専用システム

など、会社で決めた正式な記録先へ反映します。

「Gmailで送ったから正式記録になる」と一律に考えるのではなく、自社の管理ルールに従いましょう。

@メンションは注意を促すために使う

Google Chatでは@メンションを利用できます。

ただし、

@メンションを付けたから、相手が必ず内容を読み、理解し、実施したことが保証されるわけではありません。

重要な作業については必要に応じて、

• Googleフォームで実施報告
• 管理表で完了確認
• 責任者による確認

などを利用します。

Googleカレンダーで点検・研修予定を共有する

Googleカレンダーでは、店舗運営に関係する予定を共有できます。

たとえば、

• 害虫駆除
• 消防設備点検
• 厨房設備点検
• 本部巡回
• スタッフ研修
• 店長会議
• キャンペーン
• メニュー切り替え

などです。

店舗向け共有カレンダーを作る

たとえば、

「店舗イベント・メンテナンス予定」

という共有カレンダーを用意します。

予定として、

新宿店｜害虫駆除｜立会い：店長

池袋店｜設備点検

全店舗｜新メニュー研修｜Google Meet

などを登録します。

本部と店舗が同じ予定を確認できるため、スケジュールを把握しやすくなります。

Google Meetを組み合わせる

新メニュー研修や店長会議をオンラインで行う場合は、Googleカレンダーの予定へGoogle Meetを追加できます。

店舗側は予定から会議へ参加できます。

「開店前→営業前→営業中→閉店時」で見る活用例

ここまで紹介した仕組みを、飲食店の1日の流れに当てはめてみましょう。

開店前｜予定と申し送りを確認する

店長はGoogleカレンダーを確認します。

たとえば、

• 本部巡回
• 設備点検
• 害虫駆除
• 研修
• キャンペーン

などです。

続いて、Google Chatなどで前日の申し送りを確認します。

営業前｜衛生管理フォームを入力する

厨房担当者が、自社の衛生管理計画に基づく確認を行います。

Googleフォームへ、

• 店舗名
• 時間帯
• 必要な衛生確認
• 冷蔵庫等の実測温度
• 設備異常
• 対応事項

などを入力します。

回答はスプレッドシートへ保存されます。

営業中｜設備異常を共有する

たとえば、ホールのエアコンから水漏れが発生したとします。

スタッフは会社で定められた方法で担当者へ連絡します。

日常の設備不具合であればGoogle Chatを第一報に利用する方法もあります。

必要に応じて写真もGoogleドライブへ保存します。

衛生・安全上の重大な異常が発生した場合

食品安全や人命に関係する可能性がある場合は、Google Chatだけに投稿して対応を待つのではなく、会社で定めた緊急対応手順を優先します。

必要な関係者へ連絡したうえで、会社のルールに従って記録を残します。

閉店時｜清掃確認と店舗日報を入力する

閉店作業後に、

• 清掃
• 設備
• 施錠
• 翌日への申し送り

などを確認します。

必要な確認結果をGoogleフォームへ入力します。

店長は店舗日報へ、

• 営業状況
• 欠品
• 廃棄
• 設備
• 対応事項

などを記録します。

本部・店長｜翌日の未対応事項を確認する

本部や店舗責任者は、スプレッドシート等から未対応事項を確認します。

たとえば、

新宿店｜設備修繕｜対応中

という情報があれば、翌日の対応状況を確認します。

このように、

入力する人

だけでなく、

確認する人

まで決めることが大切です。

顧客情報・アレルギー情報を扱うときの注意点

飲食店では、

• 予約情報
• クレーム
• 電話番号
• メールアドレス
• アレルギーに関する情報

などを扱うことがあります。

こうした情報をGoogleフォーム、Chat、スプレッドシートへ記録する場合は、必要性をよく確認してください。

一般的な店舗日報へ詳細情報を書きすぎない

店舗日報へ、

• 顧客の氏名
• 電話番号
• 住所
• 決済情報
• 詳細な健康情報

などを必要以上に記載することは避けます。

たとえば、詳細を予約管理システム等で管理している場合は、

「予約案件 No.12345を確認」

など、日報では必要最小限の参照情報だけにする方法があります。

ただし、管理番号であっても他情報と組み合わせて個人を特定できる可能性があります。

番号へ置き換えれば個人情報ではなくなる、とは考えないようにしましょう。

アレルギー情報も必要な範囲だけ扱う

アレルギー情報は、料理提供の安全上重要な情報です。

一方で、詳細な情報を一般の日報や全員参加のChatスペースへ広く記載する必要があるとは限りません。

自社の予約管理・アレルギー対応フローに従い、

必要な人が、必要なタイミングで確認できる仕組み

にします。

アクセス権を必要最小限にする

個人情報等を含むファイルについては、業務上必要な担当者だけがアクセスできるようにします。

誰が必要なのかは、

• 店長
• 本部担当
• カスタマーサポート
• 予約管理担当

など、自社の組織に合わせて決めます。

Google Workspaceを利用しているだけで、個人情報保護への対応が自動的に完了するわけではありません。

POS・在庫・勤怠・衛生管理システムと使い分ける

Google Workspaceは、

• 日々の記録
• 連絡
• ファイル共有
• 日報
• 予定共有

などで利用しやすいサービスです。

ただし、飲食店のすべての業務をGoogle Workspaceだけで行う必要はありません。

POS

POSでは、

• 注文
• 会計
• 決済
• 売上

などを管理します。

正式な売上データはPOSを原本とするなど、役割を明確にしましょう。

在庫・発注・原価管理

店舗数や商品数が増えると、

• 在庫
• 発注
• 仕入
• 原価
• レシピ原価

などの管理は専用システムの方が適する場合があります。

予約管理

• テーブル予約
• 電話予約
• Web予約
• 複数予約サイト

などを一元管理する場合は、予約管理専用システムが適している場合があります。

勤怠・シフト管理

アルバイトスタッフが多い店舗では、

• シフト希望
• 出退勤
• 労働時間
• 給与連携

などを勤怠・シフトシステムで管理できます。

食品衛生管理専用システム

衛生管理について、

• センサーによる自動温度取得
• 異常時のアラート
• 多店舗の衛生記録
• 特定形式の記録出力

などが必要な場合は、食品衛生管理専用システムが適している場合があります。

小規模店舗では、厚生労働省等が提供する衛生管理記録ツールも含め、自社に合う方法を比較しましょう。

【筆者経験】毎日の記録は「入力しやすさ」と「確認する人」まで決める

筆者がシステム運用や業務改善に関わる中でも、入力項目が多すぎたり、入力後に誰が確認するのか決まっていなかったりすると、運用が複雑になりやすいと感じています。

そのため、新しい仕組みを作るときは、

「何を入力するか」

だけでなく、

「誰が確認するか」

まで決めることを重視しています。

入力項目を必要最小限にする

毎日のフォームに項目を増やしすぎると、店舗側の負担になります。

自社の衛生管理計画や実際の店舗管理で必要な項目を中心にし、

「この項目を本当に後から確認するのか」

を見直します。

情報の種類ごとに保存場所を決める

たとえば、

衛生管理記録 → Googleフォーム・スプレッドシート

マニュアル → 共有ドライブ

日常連絡 → Google Chat

正式な売上 → POS

というように、情報の種類ごとに確認先を決めます。

すべてを1か所へ入れることが目的ではありません。

入力した情報を後工程でも利用する

現場がGoogleフォームへ入力したあと、本部が同じ内容を別のExcelへ入力し直す運用では、デジタル化の効果が小さくなります。

スプレッドシートでそのまま確認するなど、可能な範囲で入力済みの情報を再利用します。

ただし、すべてを自動化する必要はありません。

人による確認や承認が必要な工程は残します。

確認担当を決める

フォームを作成しても、誰も確認しなければ記録が蓄積されるだけになります。

たとえば、

店舗の衛生記録 → 店舗責任者が確認

複数店舗の異常報告 → 本部担当者が確認

というように、自社に合った役割を決めます。

確認頻度についても、衛生管理計画や業務の重要度に合わせて設定してください。

小さく始めて改善する

多店舗企業でも、最初からすべての店舗で同時に変更する必要はありません。

一部の店舗や特定の業務から試し、

• 入力しにくい
• 項目が多い
• 確認方法が分かりにくい
• 保存場所が複雑

といった問題を修正してから広げる方法があります。

実際の現場で使いながら改善していくこと

が重要です。

まとめ｜飲食業Google Workspace活用チェックリスト

Google Workspaceを利用すると、飲食店で発生する、

• 衛生管理記録
• 温度記録
• 店舗日報
• 清掃確認
• 写真
• マニュアル
• 申し送り
• 店舗予定

などを整理できます。

特に重要なのは、

「何を記録するか」

「どこへ保存するか」

「誰が確認するか」

をセットで決めることです。

一方、Google Workspaceだけですべての食品衛生管理や店舗基幹業務を行う必要はありません。

HACCPに沿った衛生管理については、公的な手引書や自社の衛生管理計画を優先し、必要に応じて専用システムも利用しましょう。

最後に、自社の状況を確認してみてください。

飲食業Google Workspace活用チェックリスト

• Google Workspaceで改善したい店舗業務を明確にしている
• 衛生管理計画に基づいて必要な記録項目を整理している
• Googleフォームから必要な衛生確認を入力できるようにしている
• 店舗名などを選択式にして表記揺れを減らしている
• 必要な項目を必須にして未入力を減らしている
• 従業員の健康情報を必要以上に記録していない
• 冷蔵庫等の異常な実測値まで入力できなくなる制限を設定していない
• 自社の衛生管理計画で定めた基準から外れた値を確認しやすくしている
• フォーム回答をGoogleスプレッドシートへ保存している
• 入力後に誰が記録を確認するのか決めている
• 店舗日報をGoogleフォーム等から報告できるようにしている
• 正式な売上データはPOS等との役割を分けている
• 店舗写真の保存場所を決めている
• Googleフォームのファイルアップロード要件を確認している
• 写真を大量に扱う場合はGoogleドライブとの使い分けを検討している
• 私物端末を利用する場合のBYOD・情報管理ルールを決めている
• Google Workspaceアカウントを複数人で共有していない
• 調理手順書・衛生マニュアルの原本となる保存場所を決めている
• マニュアル閲覧者へ必要以上の編集権限を付けていない
• 写真アップロード担当には必要な権限を設定している
• 厨房にある紙・ラミネート資料の旧版管理方法を決めている
• GoogleドキュメントとPDF等の版管理方法の違いを理解している
• 保存が必要な通常ファイルの旧版について保持方法を確認している
• Google Chat・Gmail・管理表の役割を決めている
• 衛生・安全上の重要な異常をChatだけに残していない
• 緊急事態では会社の緊急対応フローを優先することを周知している
• Googleカレンダーで点検・研修・本部巡回等の予定を共有している
• 一般的な日報やChatへ必要以上の顧客情報を書いていない
• アレルギー情報を業務上必要な範囲で扱っている
• 顧客情報等を含むファイルのアクセス権を必要最小限にしている
• POS・在庫・勤怠・予約・衛生管理専用システムとの役割を整理している
• Google Workspaceを利用するだけでHACCP対応が完了するわけではないことを理解している
• 厚生労働省や自治体等の最新情報を確認している
• 一度にすべて変更せず、一部の業務や店舗から試して改善している

Google Workspaceシリーズのまとめ｜身近な業務から少しずつ整える

この記事で、コエドテックのGoogle Workspaceシリーズでは、

• Google Workspaceの基礎
• 料金・プラン
• 導入
• 独自ドメイン
• アカウント管理
• セキュリティ
• メール移行
• 退職者対応
• 共有ドライブ
• 管理者権限
• 2段階認証
• メール・ファイル管理
• 建設業での活用
• 製造業での活用
• 小売業での活用
• 飲食業での活用

など、導入から運用、業種別の活用までを紹介してきました。

Google Workspaceは、特定の業種だけで利用するサービスではありません。

会社によって課題は異なりますが、

紙で管理している記録をデジタル化する

ファイルの保存場所を整理する

情報の種類ごとに報告先を決める

必要な人へ必要な権限を付ける

といった身近なところから活用を始められます。

最初からすべての業務を変える必要はありません。

まずは、

「毎日繰り返している作業の中で、情報が分散して困っているところはどこか」

を探してみてください。

1つの業務から小さく始め、実際に利用する社員の意見を取り入れながら、自社に合った運用へ改善していくことが大切です。

コエドテックでは、これからも「難しいITを、中小企業でも使える形に。」という考え方をもとに、中小企業が実際の業務で活用できるITの使い方を分かりやすく紹介していきます。

出典・参考情報

• 厚生労働省「HACCPに沿った衛生管理」
• 厚生労働省「HACCPの考え方を取り入れた衛生管理のための手引書」
• 厚生労働省「HACCP衛生管理記録アプリ」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Googleフォームの作成・回答管理」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答の保存先を選択する」
• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答を検証する」
• Google Workspace 管理者ヘルプ「組織の共有ドライブを設定する」
• Google Workspace ヘルプ「共有ドライブのアクセスレベル」
• Google Drive ヘルプ「ファイルの版を管理する」
• Google Workspace 管理者ヘルプ「ユーザー間でアカウントを共有しない」
• Google Chat ヘルプ
• Google カレンダー ヘルプ「カレンダーを共有する」
• Google Meet ヘルプ